23april

Outlook tip: afspraak maken van e-mail

Ik gebruik Outlook als belangrijkste communicatietool. Regelmatig krijg ik een mailtje met daarin details en een datum voor een afspraak, zoals bijvoorbeeld onderstaande.

image

Maar dan moet je er nog zelf aan denken om de Agenda te openen, de juiste datum op te zoeken en hier handmatig een nieuwe afspraak te plannen.

Snelle stappen

Gelukkig kan dat in moderne versies van Outlook automatiseren, door een Snelle stap (Quick Step) aan te maken. Dan kun je in het vervolg met één muisklik (nou ja, misschien twee of drie, maar in ieder geval een stuk sneller) een e-mailbericht naar de agenda sturen. Bijkomend voordeel is dat je in de betreffende afspraak dan ook direct de tekst en eventuele links uit het mailbericht bij de hand hebt.

Het maken van een Snelle stap gaat als volgt:

  1. Open het e-mailbericht waarvan je een afspraak wilt maken.
  2. Klik op Nieuwe maken (Create New) het kader Snelle stappen.
  3. Typ een naam voor de actie. Ik koos E-mail naar afspraak.
  4. Kies een actie uit de lijst. Scroll naar beneden om Een afspraak met de tekst van het bericht maken te kiezen. Zoals je ziet kun je nog tal van andere handelingen automatiseren.

image

  1. Klik op de knop Actie Toevoegen (Add Action).
  2. Eventueel kun je nog aanvullende acties toevoegen op dezelfde manier, een sneltoets kiezen, of een eigen tooltip schrijven. Maar voor mijn doeleinden is deze stap voldoende.
  3. Klik op Voltooien (Finish).

De snelle stap is nu verschenen in het kader Snelle stappen. Je kunt hem direct gebruiken.

Snelle stap activeren

  1. Open een mailtje waarvoor je een afspraak wilt maken (of, realistischer, je leest een mail en ziet dat hiervoor een afspraak in de agenda gepland moet worden).
  2. Klik in het kader Snelle stappen op de stap E-mail naar afspraak.
  3. Er wordt direct een nieuw Afsprakenvenster geopend, waarin je de titel van de afspraak, de tijd en de locatie op de gebruikelijke manier kunt aanpassen.
  4. Stel de afspraak in en kies Opslaan en sluiten (Save & Close).

image

De afspraak staat direct in je agenda. Hier kun je hem verder aanpassen zoals gebruikelijk. Er is geen koppeling aanwezig tussen het oorspronkelijke mailtje en de afspraak. De mail kun je dus verplaatsen, verwijderen, enzovoort. Dit heeft geen invloed op de afspraak.

Stappen beheren

Je kunt probleemloos wat experimenteren met deze tool. Via de optie en het venster Snelle stappen beheren (Manage Quick Steps) kun je stappen bewerken, dupliceren of weer verwijderen.

Eventueel kun je ook vanuit dit venster een nieuwe Snelle stap maken – maar ik vind het makkelijker om dit rechtstreeks vanuit Outlook te doen, omdat je dan ziet waar je mee bezig bent.

snelle-stap-1

Handigheidje in Outlook. Doe er je voordeel mee!

Handboek Outlook 2019

P.S. Wil je meer weten over Outlook, lees dan ook mijn Handboek Outlook 2019. Hierin staan meer tips over het gebruik van E-mail, Afspraken en Contactpersonen.

Peter Kassenaar
-- 23 april 2020

Reacties zijn gesloten